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Je nach Anliegen und Möglichkeiten des Gecoachten und können die Coaching-Termine regelmäßig (meist wöchentlich oder 14-täglich) in ein- bis zweistündigen Treffen stattfinden; auch halb- oder ganztägige Termine oder sogar das exklusive Engagieren des Coachs, damit dieser jederzeit zur Verfügung steht, ist möglich.
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Ebenso unterschiedlich wird bei der Anzahl der Coaching-Termine verfahren: Hier ist ein zeitlich zunächst unbegrenztes Coaching bis zum Erreichen der angestrebten Erwartungen möglich; oder es wird eine zuvor festgelegte Anzahl von Sitzungen bzw. eine feste Laufzeit ausgemacht. Die Vereinbarung einer festen Laufzeit oder einer Mindestanzahl von Terminen verfolgt den Zweck, dass der Coaching-Prozess nicht vorzeitig abgebrochen wird, z.B. wenn eine erwünschte Veränderung nicht sofort eintritt oder sogar neue Probleme offenbar werden. Daher sollte generell und insbesondere natürlich für den Fall eines Abbruchs immer eine letzte gemeinsame Auswertungssitzung vereinbart werden - schon um dem Gecoachten ein unbewältigtes Erlebnis zu ersparen.
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In der Praxis haben sich Laufzeiten von ca. zehn Terminen als "normal" etabliert, Ausnahmen sind jedoch nicht ungewöhnlich. Meist haben die einzelnen Coaching-Termin dabei eine ca. zweistündige Dauer.
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Was den Ort anbelangt, an dem die einzelnen Coaching-Termine stattfinden, sind in erster Linie die Wünsche des Gecoachten entscheidend. Die Treffpunkte können sehr unterschiedlich sein und sind beim Einzel-Coaching durch den organisationsexternen Coach schon aus Gründen der Diskretion nicht auf bestimmte Orte beschränkt. Das Coaching kann daher in Restaurants, Hotelzimmern, Flughäfen, während Spaziergängen usw. stattfinden.
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Generell sollte der Coach darauf achten, dass das Coaching störungsfrei und diskret durchgeführt werden kann. Wenn dies gegeben ist, kann das Coaching "on the job" praktiziert werden. Dadurch kann der Coach den Gecoachten in seinem verhaltensrelevanten Umfeld erleben und ihm genaues Feedback geben. Dabei ist es möglich, dass der Gecoachte in diesem Umfeld seine (Berufs-)Rolle nicht ablegen kann, was ggf. vom Coach bei der Wahl eines geeigneten Ortes berücksichtigt werden sollte.
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Oft erwarten Klienten mit dem Beginn des Coachings ein spontane und andauernde Verbesserung ihrer Probleme. Dies muss jedoch nicht der Fall sein, wie die folgende Grafik verdeutlicht. Das (notwendige) Erkennen der Ausmaße von Problemen kann zunächst sogar die Stimmung des Klienten drücken:
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